電子帳簿保存法の改正により、業務効率化を実現したいと考える一方で、紙の文書と電子文書、紙の文書をPDF化したファイルなどが異なる管理システムで保存さることで、逆に書類管理が煩雑になっているということはないだろうか。
さらに、これまで紙文化だった企業からすれば、すべての書類を電子化するにはコストも手間もかかることとなる。
そこで、寺田倉庫は、紙の文書は倉庫で保管しながらも、必要な時に必要な書類だけ電子化でき、電子データも一括管理することができる「CLOUD CABINET」プラットフォームを開発した。
CLOUD CABINETを使うと、紙の文書も電子文書も一括で管理できる。
利用者は、検索したり、出し入れしたり、廃棄したりするといいった文書管理を１つのシステムでできる。また、ファイル毎の権限管理や閲覧ログの管理も可能だ。
さらに、電子契約サービスなど他のSaaSベンダーなどと連携することでサービスを横断した文書管理が可能となる。
紙の文書に案しては、これまで倉庫に預ける際、一箱単位で預かっていたが、このサービスではクリファイに入った１件単位で預かり管理することとなる。これにより検索性は高まり、廃棄期限にあった廃棄を行うことも可能となるのだ。また、紙で預けている文書がひつようになったら最短３時間で電子化し確認することも可能なのだという。
価格は、ユーザ登録数無制限で、月額5万円から利用可能ということだ。
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