両備システムズ、自治体向けシステムと弁護士ドットコムの電子契約サービスを連携

株式会社両備システムズは、同社が提供する自治体向けシステム「公開羅針盤V4（ブイフォー）」の文書管理システムのオプションサービスとして、弁護士ドットコム株式会社が提供する電子契約サービス「クラウドサイン」との連携機能を、2024年8月より提供開始する。

「公開羅針盤V4」シリーズは、自治体の運用に特化した内部情報システムだ。そのうちの文書管理システムは、庁内で発生する文書のライフサイクルを一元管理し、発生・決裁・保管・保存・廃棄処理をトータルでサポートするサービスだ。

一方、弁護士ドットコム株式会社が提供する「クラウドサイン」は、契約の締結から管理までをデジタルで完結させる契約マネジメントプラットフォームだ。

今回、2社のシステムを連携することで、自治体での契約業務における文書の作成・決裁処理から契約締結までの一連の作業を一括で電子化することが可能となる。

具体的な連携内容としては、文書の決裁完了から契約締結まで、4つの連携を行う。

一つ目は、アップロード連携だ。文書管理システムにて作成された起案文書の契約書PDFを「クラウドサイン」へ自動アップロードする。また、契約書PDFとあわせて、契約案件名、契約先、取引金額、契約締結日、契約開始日等の契約案件を管理する上で必要な項目を連携することも可能だ。

二つ目は、取消連携だ。情報が誤っている場合は再施行処理を行うことで「クラウドサイン」に登録された契約案件を破棄できる。なお、すでに契約が締結済みの場合は再施行処理が実施されないよう制御する。

三つ目が、ダウンロード連携だ。相手方が署名した契約書PDFを「クラウドサイン」から文書管理システムへダウンロードし、保管することが可能だ。文書管理システムに保管した契約書PDFは、文書管理システムにおいて標準搭載されている全文検索機能を用いて検索を行うことができる。

四つ目が、同期連携だ。「クラウドサイン」で修正を行った契約案件名や契約先等の項目について、同期連携により文書管理システムへ修正内容を反映できる。

なお、この連携機能は文書管理システムがインターネット環境に構築されている場合だけでなく、LGWAN環境に構築されている場合でも利用可能とのことだ。

IoTNEWS編集部

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